Checkliste Klassenfahrt
Alle Schritte von der ersten Idee bis zur Abrechnung – zum Abhaken und Ausdrucken.
9–12 Monate vorherIdee und Genehmigung
- Fahrtenkonzept bzw. Schulfahrtenrichtlinie des Bundeslands und der Schule prüfen (Dauer, Kostenobergrenze, Jahrgang)
- Ziel, Zeitraum und Dauer festlegen – Ferien, Prüfungen und Schulveranstaltungen beachten
- Pädagogisches Ziel und Bezug zum Unterricht formulieren
- Begleitpersonen finden (meist mindestens zwei, bei gemischten Klassen möglichst eine Lehrerin und ein Lehrer)
- Genehmigung bei der Schulleitung beantragen
- Klassenkonferenz bzw. Elternbeirat einbeziehen, falls an eurer Schule vorgesehen
6–9 Monate vorherAngebote und Eltern
- Mehrere Angebote für Unterkunft und Anreise einholen (Jugendherberge, Schullandheim, Bus- oder Bahnunternehmen)
- Kosten pro Schüler realistisch kalkulieren – mit Reserve von etwa 5–10 %
- Ersten Elternbrief verschicken: Ziel, Zeitraum, voraussichtliche Kosten, Zahlungsweg, Rückmeldung
- Auf Unterstützung hinweisen: Bildungspaket (BuT), Förderverein, Sozialfonds der Schule
- Elternabend zur Fahrt planen
4–6 Monate vorherBuchen
- Unterkunft verbindlich buchen – Storno- und Zahlungsbedingungen genau lesen
- Anreise buchen (Gruppentarif der Bahn früh anfragen, Busunternehmen mit Erfahrung bei Schulfahrten)
- Gruppenzeiten für Museen, Führungen und Besichtigungen reservieren
- Anzahlung bzw. Raten der Eltern einsammeln, Klassenkonto oder Treuhandkonto der Schule nutzen
- Klären, ob eine Reiserücktritts- oder Gruppenversicherung sinnvoll ist
1–2 Monate vorherProgramm und Organisation
- Tagesprogramm mit Zeiten, Wegen und Schlechtwetter-Alternative festlegen
- Zimmerverteilung mit der Klasse besprechen
- Regeln für die Fahrt gemeinsam vereinbaren (Handy, Ausgang, Nachtruhe, Alkohol und Rauchen)
- Bei Fahrten ins Ausland: gültige Ausweise aller Schülerinnen und Schüler prüfen, Einreiseregeln klären
- Notfallplan: Krankenhaus in der Nähe, Telefonkette, Krankenkassenkarten
2–4 Wochen vorherZweiter Elternbrief
- Zweiten Elternbrief verschicken: Abfahrt, Rückkehr, Treffpunkt, Packliste, Taschengeld, Notfallnummer
- Einverständniserklärungen einsammeln (Freizeit in Kleingruppen, Schwimmen, Medikamente, Allergien)
- Liste mit Notfallkontakten, Allergien und Medikamenten für die Begleitpersonen anlegen
- Restzahlung einsammeln und Zahlungseingänge abgleichen
Am Tag der AbfahrtLos geht's
- Anwesenheit kontrollieren, Ausweise und Krankenkassenkarten einsammeln oder prüfen
- Erste-Hilfe-Set, Teilnehmerliste, Buchungsbestätigungen und Notfallnummern dabeihaben
- Eltern kurz Bescheid geben, wenn die Gruppe gut angekommen ist (z. B. über den Klassenchat der Eltern)
Nach der FahrtAbschluss
- Fahrt mit der Klasse auswerten und im Unterricht nachbereiten
- Abrechnung erstellen, Belege sammeln, Restbeträge an die Eltern zurückzahlen
- Kurzes Danke an die Eltern – und Notizen für die nächste Fahrt machen
Die Regeln für Schulfahrten unterscheiden sich je nach Bundesland und Schule. Im Zweifel gilt die Richtlinie eurer Schule.
Programm, Kosten und Briefe automatisch erstellen
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Häufige Fragen
Wie lange vorher sollte man eine Klassenfahrt planen?
Am besten 9–12 Monate vorher. Beliebte Jugendherbergen und Gruppenzeiten in Museen sind oft lange im Voraus ausgebucht, außerdem braucht die Genehmigung durch die Schulleitung Zeit.
Wie viele Begleitpersonen braucht man?
Das regelt jedes Bundesland bzw. jede Schule selbst. Üblich sind mindestens zwei Begleitpersonen pro Klasse, bei gemischten Gruppen möglichst eine weibliche und eine männliche.
Was gehört in die Einverständniserklärung?
Teilnahme, Erlaubnis für Freizeit in Kleingruppen ohne direkte Aufsicht, Schwimmen und Baden (mit Angabe, ob das Kind sicher schwimmen kann), Medikamente und Allergien sowie ein Notfallkontakt mit Unterschrift der Erziehungsberechtigten.